談工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)
2020-9-2 文：鄒 軍 中國(guó)中元國(guó)際工程公司
工程項(xiàng)目管理已引起全社會(huì)的廣泛關(guān)注和重視，項(xiàng)目管理企業(yè)在工程建設(shè)中發(fā)揮了重要的作用，取得了顯著的成績(jī)。2003年建設(shè)部印發(fā)了《關(guān)于培育發(fā)展工程總承包和工程項(xiàng)目管理企業(yè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》后，各企業(yè)在開(kāi)展傳統(tǒng)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)的同時(shí)，努力向項(xiàng)目管理縱深發(fā)展，延伸服務(wù)領(lǐng)域。可以說(shuō)我國(guó)的項(xiàng)目管理企業(yè)正處在從傳統(tǒng)項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)向全過(guò)程項(xiàng)目管理業(yè)務(wù)延伸的階段。尤其是在信息科技時(shí)代的今天，網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)已進(jìn)入了千家萬(wàn)戶，這給提升項(xiàng)目管理企業(yè)的管理水平注入了新的活力。隨著建設(shè)工程項(xiàng)目的日趨大型化，信息的交流與傳遞日趨頻繁，僅依靠傳統(tǒng)的信息管理模式及手段已不能滿足企業(yè)管理和工程項(xiàng)目管理的需要，信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)已受到更多項(xiàng)目管理企業(yè)的高度關(guān)注，這也是項(xiàng)目管理企業(yè)提升管理水平和發(fā)展的必然趨勢(shì)。項(xiàng)目管理企業(yè)內(nèi)部是否擁有較為完善的信息化管理系統(tǒng)已成為業(yè)主判別項(xiàng)目管理企業(yè)管理水平高低的重要因素。在工程的項(xiàng)目管理過(guò)程中是否熟練使用了信息化管理系統(tǒng)對(duì)工程實(shí)施有效的項(xiàng)目管理已成為衡量項(xiàng)目管理水平高低的標(biāo)志之一。因此說(shuō)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)對(duì)項(xiàng)目管理企業(yè)的發(fā)展顯得非常重要。
（一）
信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的意義
項(xiàng)目管理企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)不僅意味著利用信息技術(shù)替代手工方式的信息處理作業(yè)，更重要的是通過(guò)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)等科學(xué)手段對(duì)信息進(jìn)行收集、整理、加工、存儲(chǔ)、處理、應(yīng)用并輔助決策，以提高項(xiàng)目管理企業(yè)的管理水平，降低管理成本，提高管理效率，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
近年來(lái)，在不少項(xiàng)目管理企業(yè)中，已經(jīng)成功建立了信息化管理系統(tǒng)，并將信息化管理系統(tǒng)作為信息交流和管理不可或缺的工具。有的企業(yè)開(kāi)發(fā)應(yīng)用了企業(yè)管理、工程項(xiàng)目管理信息化系統(tǒng)，將企業(yè)管理、工程項(xiàng)目管理工作搬到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)平臺(tái)上來(lái)進(jìn)行，大大提高了企業(yè)的管理效率。有的企業(yè)在工作中使用了各類(lèi)管理軟件(如項(xiàng)目管理大師軟件等)，對(duì)工程項(xiàng)目實(shí)施有效的項(xiàng)目管理。絕大部分的企業(yè)雖然已建立了內(nèi)容較為豐富的網(wǎng)頁(yè)，作為企業(yè)業(yè)績(jī)的展示平臺(tái)，但都以發(fā)布信息為主，信息的即時(shí)交流與互動(dòng)、信息化管理系統(tǒng)還尚未實(shí)現(xiàn)。筆者認(rèn)為企業(yè)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1、企業(yè)利用信息化管理系統(tǒng)的平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)辦公管理高效率。
平臺(tái)大大加快了信息交流的速度，減少傳統(tǒng)管理模式下大量的重復(fù)抄錄工作，每位員工在自己的授權(quán)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上協(xié)同工作，信息共享。如:公告通知、文件的收發(fā)、網(wǎng)上簽報(bào)審批、資料上傳歸檔等信息管理，使員工能夠及時(shí)查詢到有關(guān)的信息，以提高企業(yè)整體的辦公效率。
2、企業(yè)利用信息化管理系統(tǒng)的平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)采集、存儲(chǔ)和分析。
項(xiàng)目管理部可及時(shí)采集每天的各種工程項(xiàng)目管理活動(dòng)信息，并對(duì)各項(xiàng)目管理環(huán)節(jié)進(jìn)行及時(shí)的分析和檢查，以提高對(duì)工程項(xiàng)目的有效管理。
3、企業(yè)利用信息化管理系統(tǒng)的平臺(tái)，可建立資源、信息庫(kù)，包括常用建筑材料、設(shè)備供應(yīng)商的信息，工程技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，法律法規(guī)等，可方便員工及時(shí)查閱。
4、企業(yè)利用信息化管理系統(tǒng)的平臺(tái)，可對(duì)項(xiàng)目管理的工程進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控管理。
各個(gè)項(xiàng)目管理部可將每天采集的各種工程項(xiàng)目管理活動(dòng)信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)匯集到系統(tǒng)平臺(tái)上，既方便了項(xiàng)目管理部與企業(yè)之間的信息溝通，又滿足了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)所監(jiān)管項(xiàng)目的遠(yuǎn)程監(jiān)控管理。尤其是在企業(yè)承接的項(xiàng)目遍布全國(guó)多個(gè)省市時(shí)，遠(yuǎn)程管理的優(yōu)勢(shì)就顯得非常突出。
（二）
信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)模式
目前，項(xiàng)目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)模式主要有:自行開(kāi)發(fā)、直接購(gòu)買(mǎi)和租用服務(wù)三種模式。
1、自行開(kāi)發(fā)。
項(xiàng)目管理企業(yè)內(nèi)部利用自身的計(jì)算機(jī)管理人才或聘請(qǐng)有關(guān)軟件公司針對(duì)企業(yè)的具體情況自行開(kāi)發(fā)，承擔(dān)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)及維護(hù)工作。這種模式針對(duì)性強(qiáng)，安全性和可靠性好，但開(kāi)發(fā)費(fèi)用最高，維護(hù)工作量較大。
2、直接購(gòu)買(mǎi)。
項(xiàng)目管理企業(yè)針對(duì)企業(yè)的具體情況有選擇的購(gòu)買(mǎi)成熟的信息化管理系統(tǒng)軟件，搭建企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)。這種模式針對(duì)性強(qiáng)，安全性和可靠性好，但維護(hù)費(fèi)用稍高。
3、租用服務(wù)。
項(xiàng)目管理企業(yè)可針對(duì)企業(yè)的具體情況有選擇的租用服務(wù)供應(yīng)商已開(kāi)發(fā)好的信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)，來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息共享，以提高企業(yè)的管理效率。通常按租用時(shí)間、項(xiàng)目數(shù)、用戶數(shù)、數(shù)據(jù)占用空間大小收費(fèi)。這種模式針對(duì)性較差，安全性和可靠性較差，但維護(hù)工作量最小。
從目前北京項(xiàng)目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)模式來(lái)看，這三種模式都存在。個(gè)別項(xiàng)目管理企業(yè)采用自行開(kāi)發(fā)的模式，有少數(shù)幾家采用租用服務(wù)模式，租用服務(wù)供應(yīng)商已開(kāi)發(fā)好的信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)。部分項(xiàng)目管理企業(yè)是采用直接購(gòu)買(mǎi)的模式來(lái)建立企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)。筆者認(rèn)為采用直接購(gòu)買(mǎi)的模式適合于大部分項(xiàng)目管理企業(yè)。
（三）
項(xiàng)目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的平臺(tái)
1、項(xiàng)目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)架構(gòu)
大家知道，互聯(lián)網(wǎng)促進(jìn)了計(jì)算機(jī)的連通，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)則幫助實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)上所有資源、信息的全面共享。項(xiàng)目管理企業(yè)通過(guò)采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建企業(yè)信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)，使企業(yè)的各職能部門(mén)、項(xiàng)目管理部、以及工程項(xiàng)目各參建方，包括業(yè)主、設(shè)計(jì)、施工、項(xiàng)目管理方等都能通過(guò) Internet 聚在統(tǒng)一的信息平臺(tái)上工作，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理企業(yè)中各種資源、信息的共享和協(xié)同工作。
2 、項(xiàng)目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的功能模塊
筆者建議項(xiàng)目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的功能應(yīng)建立四大模塊，即辦公管理功能模塊、工程項(xiàng)目管理功能模塊、工程管理功能模塊、資源管理功能模塊。
1)辦公管理功能模塊。
主要包括公告通知、文件的收發(fā)、網(wǎng)上簽報(bào)審批、資料上傳歸檔等信息管理、人力資源管理(人員基本信息、考勤等)、圖書(shū)管理、固定資產(chǎn)管理、合同管理等。尤其是公告通知功能，能夠?qū)⑵髽I(yè)文件、公告通知，非常便捷地傳達(dá)給每位員工。只要登陸信息系統(tǒng)，系統(tǒng)就會(huì)提醒您是否有新的信息查看。而且，系統(tǒng)管理員能夠控制信息的發(fā)送對(duì)象，并知道信息是否被查看等狀態(tài)。對(duì)網(wǎng)上簽報(bào)審批功能，只要在系統(tǒng)上簽報(bào)即使領(lǐng)導(dǎo)出差在外也不會(huì)影響到簽報(bào)的審批，并且能看到簽報(bào)審批已進(jìn)行到哪一級(jí)。也可利用短信平臺(tái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)群發(fā)短信作為會(huì)議安排等有關(guān)內(nèi)容通知的輔助手段。
2)工程項(xiàng)目管理功能模塊。
能有效地為各個(gè)項(xiàng)目管理部提供前期管理、招標(biāo)管理、設(shè)計(jì)管理、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、投資控制、采購(gòu)管理、安全管理、合同管理和信息管理等有關(guān)程序和內(nèi)容。對(duì)項(xiàng)目管理過(guò)程中的各種資料能自動(dòng)存儲(chǔ)和處理，并能根據(jù)積累的各類(lèi)數(shù)據(jù)和資料自動(dòng)生成項(xiàng)目管理月報(bào)。同時(shí)工程項(xiàng)目管理規(guī)劃、月報(bào)、施工現(xiàn)場(chǎng)照片、重要的項(xiàng)目管理通知、會(huì)議紀(jì)要等都能夠及時(shí)地上傳到企業(yè)信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫(kù)，使企業(yè)管理者及時(shí)了解工程的進(jìn)展情況及合同執(zhí)行情況，為項(xiàng)目管理工作帶來(lái)方便，提高了項(xiàng)目管理工作的質(zhì)量和效率。
3)資源管理功能模塊。
通過(guò)信息化管理系統(tǒng)的平臺(tái)可建立資源、信息庫(kù)，收集常用建筑材料、設(shè)備供應(yīng)商的基本信息資料、價(jià)格;工程技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn);法律法規(guī)和項(xiàng)目管理企業(yè)工程項(xiàng)目管理技術(shù)作業(yè)文件等，可方便員工查閱。
（四）
企業(yè)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)策略
項(xiàng)目管理企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)離不開(kāi)成熟的信息技術(shù)、穩(wěn)定的硬件運(yùn)行環(huán)境，更需要一整套科學(xué)合理的組織管理體系。在建立企業(yè)信息化管理系統(tǒng)時(shí)，筆者建議企業(yè)應(yīng)做好以下幾點(diǎn):
1、企業(yè)對(duì)建立信息化管理系統(tǒng)應(yīng)準(zhǔn)確定位
項(xiàng)目管理企業(yè)要建立企業(yè)的信息化管理系統(tǒng)，首先應(yīng)對(duì)企業(yè)進(jìn)行準(zhǔn)確定位。確定本企業(yè)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的需求、建設(shè)模式、系統(tǒng)平臺(tái)和范圍。
2、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭推廣、堅(jiān)持使用
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到信息化管理系統(tǒng)的重要性，并帶頭推廣、堅(jiān)持使用，這對(duì)信息化管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)至關(guān)重要。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)帶頭堅(jiān)持使用，那么系統(tǒng)就會(huì)迅速地應(yīng)用起來(lái)。如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不使用，推廣起來(lái)也就很困難。事實(shí)上，信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用可大大提高企業(yè)的管理效率。如辦公管理功能可實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上簽報(bào)審批，不管企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)出差在什么地方，都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，輕點(diǎn)鼠標(biāo)即可進(jìn)行遠(yuǎn)程簽報(bào)審批。另外，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還可通過(guò)信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)多個(gè)項(xiàng)目實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)掌握項(xiàng)目的執(zhí)行情況。
3、編制信息管理手冊(cè)和工作管理流程，建立健全信息管理制度
企業(yè)信息管理制度是企業(yè)信息化管理系統(tǒng)得以正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，建立制度的目的就是為了規(guī)范信息管理工作，規(guī)范和統(tǒng)一信息編碼體系，規(guī)范收集、錄入、審核、加工、傳輸和發(fā)布信息的工作流程，促進(jìn)管理工作的規(guī)范化、程序化和科學(xué)化。
4、設(shè)置專職的系統(tǒng)管理員
設(shè)置一名專職的系統(tǒng)管理員對(duì)企業(yè)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行管理是十分必要的。因?yàn)樾畔⒒芾硐到y(tǒng)往往是基于互聯(lián)網(wǎng)的，所以系統(tǒng)管理員需要有一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)集成、軟硬件設(shè)備維護(hù)等較為熟悉。信息系統(tǒng)的初始建立也十分關(guān)鍵，首先要保證正確安裝和配置，同時(shí)要為企業(yè)的每位員工根據(jù)角色分配不同的權(quán)限。根據(jù)企業(yè)管理的規(guī)定，建立各種審批流程等，并能根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行情況不斷調(diào)整。還應(yīng)及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份，定期檢查系統(tǒng)的安全性和運(yùn)行效率，對(duì)企業(yè)相關(guān)人員進(jìn)行必要的指導(dǎo)。系統(tǒng)管理員還應(yīng)能夠根據(jù)信息系統(tǒng)的運(yùn)行及企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，提出對(duì)系統(tǒng)的改進(jìn)意見(jiàn)。
5、全員培訓(xùn)，提高信息化管理意識(shí)
信息化管理系統(tǒng)啟動(dòng)前，應(yīng)通過(guò)培訓(xùn)班等多種形式，就信息化管理的意義、基本知識(shí)技能、預(yù)期效果等進(jìn)行全員培訓(xùn)和知識(shí)普及，幫助全體員工盡快形成對(duì)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的共識(shí)，明確自己所應(yīng)擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧桶l(fā)揮的作用，增強(qiáng)員工參與的積極性。
（五）
結(jié)語(yǔ)
總之，信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)對(duì)項(xiàng)目管理企業(yè)的發(fā)展顯得非常重要。這不僅有助于規(guī)范項(xiàng)目管理企業(yè)的管理模式，提高工作效率和企業(yè)管理水平，而且也是項(xiàng)目管理企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。企業(yè)應(yīng)根據(jù)具體情況建立適合自己的信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)，可有效地提高對(duì)工程的項(xiàng)目管理能力，提高企業(yè)的綜合實(shí)力和核心競(jìng)爭(zhēng)力。
作者：鄒 軍 中國(guó)中元國(guó)際工程公司
原文標(biāo)題：《談工程項(xiàng)目信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)》
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